مستندات الالتزام الضريبي في السعودية: الدليل الفني لتجهيز ملف الفحص (Checklist)

مستندات الالتزام الضريبي حجر الزاوية في العلاقة بين المنشأة وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). لا يقتصر الامتثال على سداد المبالغ المستحقة فحسب، بل يمتد ليشمل قدرة المنشأة على إثبات صحة إقراراتها من خلال وثائق ومستندات نظامية ومحفوظة بطريقة صحيحة.

غياب مستند واحد أثناء الفحص الضريبي قد يؤدي لرفض المصروفات، إعادة تقدير الإيرادات، وفرض غرامات باهظة. يهدف هذا الدليل إلى توفير قائمة تحقق شاملة للمستندات المطلوبة لكل نوع من أنواع الضرائب.

1. الملف القانوني والتأسيسي (General Statutory File)

هذه المستندات هي الأساس الذي يُبنى عليه التسجيل الضريبي، ويجب أن تكون سارية ومحدثة دائماً:

السجل التجاري: ويشمل السجل الرئيسي وجميع السجلات الفرعية للفروع والمستودعات.
عقد التأسيس والملاحق: عقد تأسيس الشركة وأي ملاحق تعديل للشركاء أو رأس المال (ضروري جداً لحساب الزكاة).
التراخيص القطاعية: التراخيص الصادرة من الجهات المنظمة (البلدية، الاستثمار، الصناعة) التي تثبت طبيعة النشاط.
شهادة التسجيل الضريبي: الشهادة التي توضح الرقم الضريبي وتاريخ بدء الالتزام.

2. مستندات ضريبة القيمة المضافة (VAT Compliance Docs)

تعتبر هذه المستندات الأكثر عرضة للفحص نظراً لدورية الإقرارات، وتتطلب دقة متناهية في التوثيق:

فواتير المبيعات الضريبية: يجب أن تكون فواتير إلكترونية (XML/PDF/A-3) متوافقة مع متطلبات “فاتورة”، وتحتوي على رمز الاستجابة السريعة (QR Code).
فواتير المشتريات والمصاريف: الفواتير الأصلية من الموردين المسجلين في الضريبة لضمان حق خصم المدخلات.
الإشعارات الدائنة والمدينة: المستندات التي تثبت أي تعديلات على الفواتير (مثل المرتجعات).
كشوف الحسابات البنكية: لمطابقة التدفقات النقدية مع المبيعات المصرح عنها.
مستندات الاستيراد والتصدير: البيانات الجمركية (للواردات) وبوالص الشحن وشهادات المنشأ (لإثبات المبيعات الصفرية للصادرات).

3. مستندات الزكاة وضريبة الدخل (Annual Filing Docs)

تُطلب هذه المستندات سنوياً للتحقق من الوعاء الزكوي أو الضريبي:

القوائم المالية المدققة: الميزانية العمومية، قائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية المعتمدة من محاسب قانوني مرخص.
ميزان المراجعة (Trial Balance): ميزان مراجعة تفصيلي يوضح جميع حركات الحسابات خلال السنة المالية.
سجل الأصول الثابتة: كشف يوضح الإضافات، الاستبعادات، والإهلاك للأصول (مهم جداً لحساب الوعاء الزكوي).
كشوف تحليلية: تحليلات للمصاريف العمومية والإدارية، وتفاصيل الرواتب ومطابقتها مع التأمينات الاجتماعية.

4. مستندات ضريبة الاستقطاع (Withholding Tax Docs)

في حال التعامل مع جهات غير مقيمة، يجب توفر المستندات التالية لتبرير الدفعات ونسب الاستقطاع:

العقود مع الموردين غير المقيمين: توضح طبيعة الخدمة (فنية، استشارية، إيجار، إلخ) لتحديد النسبة الصحيحة.
نماذج التحويل البنكي: إثبات تاريخ الدفع الفعلي للمستفيد.
شهادة الإقامة الضريبية (للمستفيد): في حال تطبيق اتفاقيات تجنب الازدواج الضريبي لتخفيض النسبة.

5. متطلبات الاحتفاظ بالسجلات (المدة والصيغة)

لا يكفي وجود المستندات، بل يجب حفظها وفق المدد النظامية التي حددتها اللائحة التنفيذية:

المدة النظامية: يجب الاحتفاظ بجميع السجلات المحاسبية والفواتير الضريبية لمدة لا تقل عن 6 سنوات من نهاية السنة الضريبية المتعلقة بها.
المدة الاستثنائية: في حالات الأصول الرأسمالية والمباني، قد تمتد فترة الاحتفاظ إلى 11 سنة أو أكثر لتتبع تعديلات خصم الضريبة.
الصيغة الإلكترونية: تُلزم لائحة الفوترة الإلكترونية بحفظ الفواتير والسجلات المرتبطة بها بصيغة إلكترونية في خوادم (Servers) داخل المملكة العربية السعودية، ويمنع الحفظ الورقي فقط كبديل.

6. دور الدفاتر التجارية في الإثبات

يطلب الفاحص الضريبي غالباً الاطلاع على الدفاتر المحاسبية الرئيسية للتأكد من انتظام القيود:

دفتر اليومية العامة: لتتبع تسلسل العمليات اليومية.
دفتر الأستاذ العام: للتحقق من أرصدة الحسابات وتصنيفها.
سجل المخزون: لتتبع حركة البضاعة وتقييم مخزون آخر المدة.

كيف يساعدك مكتب محاسبة “كشوف” في تنظيم الأرشيف الضريبي؟

في مكتب كشوف، لا نقوم فقط بإعداد الإقرارات، بل نؤسس لعملائنا نظام أرشفة ضريبي متكامل. نضمن لك:

مراجعة دورية لاكتمال المستندات المؤيدة لكل إقرار قبل رفعه.
ترتيب الملفات بطريقة تحاكي متطلبات الفاحص الضريبي لتسريع عملية الفحص.
التأكد من توافق الفواتير الإلكترونية المحفوظة مع الصيغ التقنية المطلوبة.
مراجعة الإقرارات الضريبية – التأكد مبلغ الضريبة (ضريبة الدخل –ضريبة القيمة المضافة – ضريبة الإستقطاع )
مراجعة حسابات السنوات السابقة والتأكد من عدم وجود خلل أو فترات وحسابات غير صحيحة

الأسئلة الشائعة (FAQ)

1. هل يمكن لهيئة الزكاة والضريبة طلب مستندات أقدم من 5 سنوات؟

نعم، في حال اكتشاف حالات تهرب ضريبي أو إخفاء متعمد للمعلومات، يحق للهيئة تمديد فترة الفحص وطلب مستندات تتجاوز المدة النظامية (6 سنوات) بأثر رجعي.

2. هل تقبل الهيئة الفواتير المصورة (Scanned) بدلاً من الأصلية؟

في ظل نظام الفوترة الإلكترونية، الأصل هو “الملف الإلكتروني” (XML/PDF المولد من النظام). الصور الضوئية للفواتير الورقية القديمة مقبولة كأرشيف، لكن يجب أن تكون واضحة ومقروءة وتحتوي على كافة البيانات الإلزامية.

3. ما هي عقوبة عدم الاحتفاظ بالمستندات الضريبية؟

تفرض الهيئة غرامة مالية على عدم الاحتفاظ بالسجلات المطلوبة خلال المدة النظامية. بالإضافة إلى ذلك، يحق للهيئة تقدير الضريبة بشكل جزافي (تقديري) لغياب الأدلة، مما يؤدي غالباً لمبالغ ضريبية أعلى بكثير من الواقع.

4. هل كشف الحساب البنكي يغني عن الفاتورة؟

لا، كشف الحساب البنكي يثبت “الواقعة المالية” (السداد)، ولكنه لا يثبت “الواقعة الضريبية” (طبيعة السلعة والضريبة المستحقة). الفاتورة الضريبية هي المستند الوحيد الذي يمنحك حق خصم ضريبة المدخلات.